Toutes vos données sont-elles bien sauvegardées ? Sont-elles récupérables en cas de besoin ? Si vous utilisez les services Microsoft 365, il est normal de vous poser ces questions.
Nous allons étudier en détail ces méthodes appliquées par Microsoft.
1. Les données sauvegardées par Microsoft 365
- SharePoint Online
Concernant la sauvegarde de données SharePoint Online, ce dernier donne la possibilité aux entreprises de récupérer les éléments supprimés dans un délai de 90 jours.
Votre collection de sites est sauvegardée automatiquement par Microsoft toutes les 12 heures. Cette automatisation s’applique à la suite de la création d’un ticket de support auprès de leur service. Enfin, cette sauvegarde n’est pas accessible en libre-service.
Plus d’informations sur la rétention SharePoint online ici : Découvrir la rétention pour SharePoint et OneDrive
- Exchange Online
Il existe différents mécanismes de protection de données que Microsoft intègre lorsque vous achetez vos licences de messagerie. Dans le but d’éviter des pertes de données, vos comptes sont très régulièrement répliqués au sein de différents datacenters. Dans le cas d’une corruption logicielle ou matérielle, Microsoft Exchange protège vos bases de données grâce à ses mécanismes de protection.
En fonction de votre abonnement, vous avez également la possibilité de récupérer les éléments qu’un utilisateur ait supprimé jusqu’à plusieurs années grâce à des stratégies de rétention.
Plus d’informations sur la rétention Exchange online ici : Découvrir la rétention pour Exchange
2. Microsoft 365 : Ses stratégies de rétention de données
Dans le cas où vous souhaitez une alternative de service de sauvegarde, définir tous vos besoins en amont est indispensable. En effet, bien que Microsoft ne propose pas un outil tiers de sauvegarde, un service alternatif n’est pas forcément adapté à votre entreprise.
Microsoft 365 offre plusieurs avantages que vous devez prendre en compte avec sa stratégie de rétention. Tout d’abord, elle permet de décider de façon proactive dans le cas où :
- Après une certaine durée d’existence, un élément doit être déplacé de manière automatique vers un dossier d’archives
- Un élément doit être conservé après sa suppression au titre d’un archivage légal
- Un élément doit être sauvegardé dans un système autre que celui dans lequel il est présent afin qu’il puisse servir à la restauration des données dans le cas où le plan de reprise d’activité de votre société est lancé.
Les entreprises ont le choix d’appliquer cette stratégie soit à tous les éléments, soit à des éléments répondant à certains critères, par exemple : Des dossiers ou fichiers stockés uniquement sur Teams, SharePoint ou Onedrive. Cela peut également correspondre à des mots-clés spécifiques attribués dans les noms ou dans les contenus des fichiers. Enfin, cette stratégie peut également être appliquée aux données spécifiques telles que les numéros de carte d’identité, etc.
Pour faire simple, si vous décidez de mettre en place une stratégie de conservation de 5 ans, vous aurez tout simplement la possibilité d’accéder à vos fichiers supprimés pendant 5 années supplémentaires depuis la date de suppression de celles-ci.
Face aux menaces qui pourraient s’attaquer à vos données, Microsoft 365 business et entreprise vous propose une protection de base. Avec une protection globalement complète, il peut y avoir certains risques. La restauration de vos données peut aller jusqu’à être impossible. Afin d’éviter cela, le processus de sauvegarde doit être parfaitement mis en place en amont.
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Beaucoup de consultants estiment que la mise en place du Backup Microsoft 365 n’est pas forcément nécessaire. En effet, Microsoft considère également que les divers mécanismes de rétention des données sont suffisants pour répondre aux besoins des sociétés. Nous rappelons qu’Microsoft 365 offre une rétention jusqu’à 14 jours exceptée pour Sharepoint Online qui offre une rétention jusqu’à 90 jours.
Cependant, Backup Microsoft 365 dispose de certains avantages qui peuvent donner raison à son utilisation :
- La récupération de toutes les données telles qu’elles étaient directement et rapidement dans le cas où un poste est infecté par un ransomware
- La mise en place de différents backups afin que les données ne soient pas regroupées uniquement chez un seul fournisseur Cloud
- La protection face aux erreurs d’administration sur Microsoft 365 comme la suppression de comptes, par exemple. Ces risques d’erreurs peuvent être malheureusement volontaires dans le cas d’un départ d’un salarié qui se serait mal déroulé.
La règle du 3-2-1 de la sauvegarde est une des règles intemporelles. Elle signifie que vous devez :
- Disposer d’au moins trois copies de vos données
- Stocker vos copies sur deux différents supports
- Conserver une copie de la sauvegarde hors site
On peut affirmer que Microsoft applique très bien cette règle. Cependant, une copie hors-écosystème peut être un plus pour la sécurité des données. à l’environnement de ce dernier. Les mécanismes de protection intégrés à Microsoft 365 ne peuvent pas être considérés comme externes On peut donc imaginer qu’une application doit être protégée par un système externe.
La décision finale de mettre ou de ne pas mettre en place un outil de sauvegarde tiers ne revient qu’à vous. Il faut donc préalablement définir tous les besoins de votre entreprise. Bien comprendre les fonctionnalités et les utilités de certains services Microsoft 365 est d’une importance capitale.
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