Afin de faciliter la gestion administrative des entreprises, la dématérialisation des bulletins de paie s’avère être une solution qui répond à de nombreux enjeux tels que le gain de temps, la réduction des coûts, la protection de l’environnement, la simplification des processus etc.
1. Qu’est-ce que la dématérialisation des bulletins de paie ?
La dématérialisation des bulletins de paie est le processus par lequel l’employeur peut envoyer au format numérique les bulletins de paie à ses collaborateurs et ceux sans autorisation préalable depuis 2017. Néanmoins, celui-ci doit les tenir informé de ce changement dans un délai d’un mois avant la remise des bulletins, mais ils peuvent également refuser le bulletin numérique pour conserver le format papier.
Le décret impose que le bulletin de paie dématérialisé soit disponible pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, que l’entreprise ait cessé son activité ou non.
2. Quels sont les avantages à la dématérialisation des bulletins de paie ?
Dématérialiser les bulletins de salaire présente de nombreux avantages :
- Gain de temps: Grâce à l’envoi digitalisé, l’entreprise gagne du temps puisqu’elle n’a plus à imprimer les bulletins ni à les affranchir par la poste etc. Désormais ils sont remis en quelques clics à leurs destinataires.
- Réduction des coûts: Avec les bulletins de paies dématérialisés, l’entreprise fait des économies d’encre, de papier et d’envoi postal. De plus, grâce au gain de temps gagné, elle peut également faire des économies de main d’œuvre.
- Augmentation de la productivité: En augmentant la rapidité des envois et de l’archivage des bulletins de paie, les tâches à faible valeurs ajoutée disparaissent pour permettre de libérer du temps pour des tâches plus importantes, ce qui augmente la productivité de l’entreprise.
- Archivage des documents facilité: Grâce à la dématérialisation des bulletins de paie, ceux-ci sont conservés électroniquement ce qui évite leur perte et facilite leur consultation.
- Sécurité: Avec la solution Digiposte, les bulletins de paie bénéficient d’une traçabilité et d’un certificat d’authenticité.
- Contribution à la RSE: La dématérialisation des bulletins de paie à vocation d’améliorer l’image de marque employeur en répondant aux enjeux écologiques : réduction de l’utilisation de papier, d’encre etc. On parlera ici de Green IT.
- Augmentation de la satisfaction des collaborateurs : Avec des bulletins de salaire numériques, les collaborateurs y ont accès plus facilement et ont moins de risques de les égarer.
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3. Comment convaincre ses collaborateurs de passer à une dématérialisation de leurs bulletins de paie ?
Globalement, les collaborateurs sont peu à être réfractaires à la dématérialisation de leurs bulletins de salaire. Les réfractaires sont en général ceux qui ont encore des craintes au niveau de la sécurité et n’ont globalement pas confiance dans le numérique.
Dématérialiser les bulletins de paies demande donc aux entreprises de rassurer leurs collaborateurs et de les convaincre d’adopter ce mode de transmission en leur présentant ses nombreux avantages :
- La possibilité d’avoir accès à ses données à n’importe quel moment et n’importe où à partir du moment où celui-ci dispose de son matériel informatique.
- Moins de risque de perdre ses documents et un stockage numérique plus optimisé que le stockage papier.
Mettre en place une conduite du changement à ce sujet peut donc s’avérer utile :
- Premièrement, montrer l’intérêt de la dématérialisation et de la transition numérique de manière générale.
- Deuxièmement, une équipe dédiée au déploiement du projet peut être mise en place pour aider les collaborateurs dans la manipulation de l’outil.
- Troisièmement, la prestation Digicoach dédiée à l’accompagnement des entreprises peut être intéressante pour l’audit des besoins de l’entreprise, le partage d’expérience, le suivi du déploiement de la solution etc.
4. Pourquoi utiliser Digiposte for business pour la dématérialisation de vos bulletins de paie ?
La solution Digiposte pour la dématérialisation des bulletins de paie présente de nombreux avantages qui permettrons l’optimisation de la gestion des documents important au sein de l’entreprise.
Tout d’abord, elle offre un niveau de sécurité optimal avec un très bon niveau de sécurité. En effet, les bulletins de salaires sont tracés et dispose d’un certificat d’authenticité.
De plus, Digiposte permet de manière générale, de stocker tous les documents de l’entreprise au sein d’un coffre-fort numérique (sécurisé et répondant aux normes en vigueurs) disposant d’1 To de stockage.
Enfin, la solution Digiposte Pro accompagne l’entreprise avec des conseils et des informations dédiés aux professionnels, et donne accès à un service client et un service téléphonique avec un conseiller.
L’équipe ArpeJe
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