LEXIQUE
DéFINITION: QU'EST-CE QU'une facture dématérialisée ?
Définition : Qu'est-ce qu'une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée est une facture émise, reçue et archivée sous format électronique.
Contrairement à la facture papier traditionnelle, elle ne nécessite pas d’impression et peut être directement envoyée par voie électronique, telle que l’e-mail ou les plateformes d’échange de données informatisées (EDI). Elle doit répondre à des critères spécifiques pour garantir son authenticité, son intégrité et sa lisibilité.
Les formats couramment utilisés incluent le PDF, l’XML et les formats structurés spécifiques à certains secteurs.
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Les obligations légales en termes de dématérialisation
En France, la dématérialisation des factures est encadrée par plusieurs textes de loi visant à garantir la sécurité et la validité des documents électroniques :
- Authenticité de l’origine : La facture doit pouvoir prouver l’identité de l’émetteur.
- Intégrité du contenu : La facture ne doit pas être modifiable une fois émise. Les techniques comme la signature électronique, les certificats numériques et les pistes d’audit fiables sont souvent utilisées pour cette fin.
- Lisibilité : La facture doit être lisible par l’ensemble des parties prenantes et conservée dans un format qui en permet la consultation pendant toute la durée de conservation légale, généralement dix ans.
- Archivage électronique : Les factures dématérialisées doivent être archivées de manière sécurisée afin de garantir leur conservation et leur accessibilité durant la période légale de conservation.
Les avantages d'une facture dématérialisée
La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages tant pour les entreprises que pour les clients :
- Réduction des coûts : La suppression des impressions, des envois postaux et de l’archivage physique permet de réaliser des économies significatives. De plus, la gestion électronique des factures réduit le temps de traitement et les erreurs humaines associées à la saisie manuelle.
- Gain de temps: Les factures électroniques peuvent être générées, envoyées et reçues en quelques minutes, contrairement aux jours ou semaines nécessaires pour les factures papier. Cela accélère le cycle de facturation et améliore la gestion de trésorerie.
- Amélioration de la sécurité: Les factures dématérialisées peuvent être sécurisées grâce à des technologies de cryptage et des signatures électroniques, réduisant ainsi les risques de fraude et de perte de documents.
- Respect de l’environnement: En éliminant la nécessité de papier et de transport postal, la dématérialisation des factures contribue à réduire l’empreinte carbone des entreprises, s’inscrivant ainsi dans une démarche écologique et durable.
- Conformité et traçabilité: Les solutions de dématérialisation offrent des fonctionnalités de traçabilité qui permettent de suivre chaque étape du processus de facturation, garantissant ainsi une meilleure conformité aux régulations en vigueur et une transparence accrue.